Администратор по раздаче приемников

Администраторы по раздаче и сбору приемников – настоящие герои мероприятий, где используется синхронный или последовательный перевод. О них мало что известно, про них не так много говорят, а ведь эти специалисты – лицо компании. Они представляют не только Cromi (компанию-подрядчика), но и самих организаторов! Можно смело сказать: «Администратор, это лицо всего мероприятия». Это те самые молодые люди и девушки, которые встречают улыбкой каждого пришедшего посетителя конференции, форума и любого другого события, где осуществляется синхронный перевод.

Главная обязанность администратора: раздача приёмников для гостей мероприятия по заранее оговоренным условиям. Под влиянием положительных эмоций от события и в потоке встреч в течение дня, гость может забыть вернуть столь ценный приемник или принять его за сувенир на память из-за языкового барьера...

За годы работы мы выработали несколько способов избежать потери:

1. Выдача оборудования под ответственность клиента. Мы всегда рекомендуем услугу раздачи оборудования нашими администраторами, которые знают важный секрет – как правильно информировать гостя о необходимости возврата приемника, делать это убедительно и вежливо.
   Быстро и понятно показывают, как пользоваться оборудованием, ведь никто не сделает это лучше человека, который «орудует» приемниками несколько раз в неделю, придут на помощь, если возникнут вопросы.
   Способ под ответственность клиента предполагает выдачу оборудования гостям и сбор по окончании мероприятия. В случае утери оборудования гостем, заказчик обязуется компенсировать компании материальные потери, но прежде получает несколько дней на поиски для возможности связи с участником.

2. Выдача под залог документа. Наши специалисты подготавливают специальные конверты, номер каждого из которых соответствует номеру приемника. Гость получает приемник в обмен на документ, отправляемый в конверт (вид документа обсуждается отдельно). В течение мероприятия администратор не покидает площадку, а закрытые конверты хранятся в кейсе. Обратный обмен по окончании события происходит очень быстро, так как все упорядочено.
   Плюсом этого способа является то, что гость вероятнее вернется за документом, а нам будет проще быстро напомнить ему, зная данные.

3. Выдача по спискам. В данном случае мы предлагаем заранее выслать менеджеру список участников, которые получат приемники. Список должен содержать фамилию, имя участника и российский номер телефона. Менеджер Cromi передает утвержденный список администратору площадки, в котором тот отметит номер выданного приемника и оперативно свяжется с гостем, если он забудет о возврате.
   Гости легко опознают администратора Cromi по форме, которая подскажет, что именно этот сотрудник отвечает за выдачу оборудования.

Как работает администратор

Администратор приезжает за час до начала, организовывает своё рабочее место у стойки по раздаче оборудования, изучает выбранный способ раздачи и специальные условия, которые сообщает ему менеджер Cromi. Находится всегда на связи со своим менеджером, который организует мероприятие и контролирует весь процесс, так как администратор - это глаза менеджера и одна из ключевых фигур в его работе, наряду с заказчиком и техническим специалистом. 

Также администраторы владеют необходимым уровнем английского языка. Используют фразы, вроде: «Hello! Do you need an English translation? Take the receiver. Everything is ready for the work. Use the castor to adjust the volume. Wish you a successful/pleasant event».

В Cromi налажена система обучения и аттестации персонала, работающего на мероприятиях. После каждого мероприятия менеджер берет обратную связь от клиента, далее учитываются все высказанные пожелания, корректировки или претензии (крайне редко) и после чего со всем персоналом проводится обновленное обучение и повторная аттестация.

Таким образом, за совершенно небольшую стоимость организатор мероприятия получает в работу профессиональных, позитивных и опытных специалистов для обеспечения гостей всей необходимой информацией об использовании оборудования синхронного перевода.