Церемония открытия, презентация, заседание, кофе-брейк, встречи, знакомства, жаркие дискуссии, накал страстей, фонтан эмоций! Успеть в другой зал, обменяться контактами, довольно и расслабленно улыбнуться на фуршете по окончании дня…
Сколько приятных мелочей помнить гостю события! Сколько из них так важны для Вас – нашего клиента!
Один из важных вопросов, который мы обсуждаем в начале проекта – способ раздачи оборудования (для хозяина мероприятия – способ возврата гостями приемников для синхронного перевода). Это крайне важно, т.к. арендованное оборудование должно вернуться к нам в полном составе, чтобы итоговый расход мероприятия для Вас не оказался выше ожидаемого.
Под влиянием положительных эмоций от события и в потоке встреч в течение дня, гость может забыть вернуть столь ценный приемник или принять его за сувенир на память из-за языкового барьера.
За годы работы мы выработали несколько способов избежать потери:
- Выдача оборудования под ответственность клиента.
Мы всегда рекомендуем услугу раздачи оборудования нашими администраторами, которые знают важный секрет – как правильно информировать гостя о необходимости возврата приемника, делать это убедительно и вежливо.
Быстро и понятно показывают, как пользоваться оборудованием, ведь никто не сделает это лучше человека, который «орудует» приемниками несколько раз в неделю, придут на помощь, если возникнут вопросы.
Способ под ответственность клиента предполагает выдачу оборудования гостям и сбор по окончании мероприятия. В случае утери оборудования гостем, заказчик обязуется компенсировать компании материальные потери, но прежде, получает несколько дней на поиски для возможности связи с участником.
- Выдача под залог документа.
Наши специалисты подготавливают специальные конверты, номер каждого из которых соответствует номеру приемника. Гость получает приемник в обмен на документ, отправляемый в конверт (вид документа обсуждается отдельно). В течение мероприятия администратор не покидает площадку, а закрытые конверты хранятся в кейсе. Обратный обмен по окончании события происходит очень быстро, так как все упорядочено.
Плюсом этого способа является то, что гость вероятнее вернется за документом, а нам будет проще быстро напомнить ему, зная данные.
- Выдача по спискам.
В данном случае мы предлагаем заранее выслать менеджеру список участников, которые получат приемники. Список должен содержать фамилию, имя участника и российский номер телефона. Менеджер Cromi передаст утвержденный список администратору площадки, в котором тот отметит номер выданного приемника и оперативно свяжется с гостем, если он забудет о возврате.
Гости легко опознают администратора Cromi по форме, которая подскажет, что именно этот сотрудник отвечает за выдачу оборудования.
Какой способ раздачи оборудования выбираете Вы?