Способы раздачи оборудования

Церемония открытия, презентация, заседание, кофе-брейк, встречи, знакомства, жаркие дискуссии, накал страстей, фонтан эмоций! Успеть в другой зал, обменяться контактами, довольно и расслабленно улыбнуться на фуршете по окончании дня…

Сколько приятных мелочей помнить гостю события! Сколько из них так важны для Вас – нашего клиента!

Один из важных вопросов, который мы обсуждаем в начале проекта – способ раздачи оборудования (для хозяина мероприятия – способ возврата гостями приемников для синхронного перевода). Это крайне важно, т.к. арендованное оборудование должно вернуться к нам в полном составе, чтобы итоговый расход мероприятия для Вас не оказался выше ожидаемого.

Под влиянием положительных эмоций от события и в потоке встреч в течение дня, гость может забыть вернуть столь ценный приемник или принять его за сувенир на память из-за языкового барьера.

За годы работы мы выработали несколько способов избежать потери:

• Выдача оборудования под ответственность клиента.

Мы всегда рекомендуем услугу раздачи оборудования нашими администраторами, которые знают важный секрет – как правильно информировать гостя о необходимости возврата приемника, делать это убедительно и вежливо.

Быстро и понятно показывают, как пользоваться оборудованием, ведь никто не сделает это лучше человека, который «орудует» приемниками несколько раз в неделю, придут на помощь, если возникнут вопросы.

Способ под ответственность клиента предполагает выдачу оборудования гостям и сбор по окончании мероприятия. В случае утери оборудования гостем, заказчик обязуется компенсировать компании материальные потери, но прежде, получает несколько дней на поиски для возможности связи с участником.

• Выдача под залог документа.

Наши специалисты подготавливают специальные конверты, номер каждого из которых соответствует номеру приемника. Гость получает приемник в обмен на документ, отправляемый в конверт (вид документа обсуждается отдельно). В течение мероприятия администратор не покидает площадку, а закрытые конверты хранятся в кейсе. Обратный обмен по окончании события происходит очень быстро, так как все упорядочено.

Плюсом этого способа является то, что гость вероятнее вернется за документом, а нам будет проще быстро напомнить ему, зная данные.

• Выдача по спискам.

В данном случае мы предлагаем заранее выслать менеджеру список участников, которые получат приемники. Список должен содержать фамилию, имя участника и российский номер телефона. Менеджер Cromi передаст утвержденный список администратору площадки, в котором тот отметит номер выданного приемника и оперативно свяжется с гостем, если он забудет о возврате.

Гости легко опознают администратора Cromi по форме, которая подскажет, что именно этот сотрудник отвечает за выдачу оборудования.

Какой способ раздачи оборудования выбираете Вы?